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Probleme bei neuer Fallführungssoftware: Externer Prüfungsbericht liegt vor

Bei der Einführung der neuen Fallführungssoftware im Sozialamt und im Erwachsenen- und Kindesschutz (EKS) im Juni 2023 sind Probleme aufgetreten, die bis heute eine grosse Belastung darstellen. Ein externer Prüfungsbericht wurde nun für den Gemeinderat erstellt, der die Empfehlungen zur Behebung der Probleme umsetzen möchte.

2024-06-25 14:05:03
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Quelle: Stadt Bern

Bei der Einführung der neuen Fallführungssoftware im Sozialamt und im Erwachsenen- und Kindesschutz (EKS) im Juni 2023 sind Probleme aufgetreten, die bis heute eine grosse Belastung darstellen. Nun liegt ein vom Gemeinderat in Auftrag gegebener externer Prüfungsbericht vor. Der Gemeinderat will die darin enthaltenen Empfehlungen umsetzen und die Probleme so schnell wie möglich beheben.

Probleme nach der Einführung

Als erste der drei beteiligten Städte Basel, Bern und Zürich hatte Bern im Juni 2023 die neuentwickelte Fallführungssoftware Citysoftnet in Betrieb genommen. Nach dem Aufschalten der Software traten unerwartete Probleme auf, die erst im Betrieb sichtbar wurden. Die zu Beginn mangelnde Leistungsfähigkeit der Software hat rasch zu einer hohen Pendenzenlast geführt. Zudem zeigten sich Probleme beim automatisierten Verarbeiten von Zahlungseingängen und -ausgängen, was den administrativen Aufwand bei den Buchungen stark erhöhte.

Aufgrund der nach dem Go-live aufgetretenen Probleme beauftragte der Gemeinderat im Dezember 2023 die Firma PriceWaterhouseCoopers AG (PwC) mit der Überprüfung der Einführungsphase. Sie sollte die Projektplanung und -organisation, die Vorbereitung und die Testphase sowie den Go-live-Entscheid analysieren und Empfehlungen machen. Der Bericht liegt nun vor und wurde dem Gemeinderat zur Kenntnis gebracht.

Empfehlungen und Massnahmen

PwC folgert, dass die Einführung der sehr komplexen IT-Lösung einen umfassend begleiteten Übergangsprozess mit deutlich mehr Begleitung erfordert hätte. Wegen der sehr hohen Arbeitslast in den betroffenen Ämtern wären mehr zusätzliche Ressourcen nötig gewesen. PwC kommt aber auch zum Schluss, dass die städteübergreifende Zusammenarbeit mit Basel und Zürich eine positive Initiative darstellt, die eine funktions- und leistungsfähige Software mit Zukunftssicherheit hervorgebracht hat, und dass die Kriterien für ein Go-live erfüllt waren.

Wie von PwC empfohlen, hat der Gemeinderat beschlossen, dass die Mitarbeitenden stärker begleitet, unterstützt und laufend geschult werden müssen, damit die Lösungen und die Prozesse stetig verbessert werden können. Im Sinne dieser Empfehlung haben das Sozialamt und der EKS bereits Massnahmen ergriffen, um die Mitarbeitenden bei der Einarbeitung zu entlasten.

Der Gemeinderat hat zudem beschlossen, dass für künftige IT-Projekte das Fachwissen der Ämter gezielt mit Business Analyse-Kompetenzen ergänzt wird. Hierfür soll bis Mitte 2025 in den jeweiligen Direktionen die Rolle eines bzw. einer zentral durch Digital Stadt Bern geführten Business Analyst*in installiert werden. Auch soll künftig bei Digitalvorhaben direktionsübergreifend die Change-Management-Kompetenz gefördert werden.

(Quelle:Stadt Bern Bearbeitet mit ChatGPT)

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